Fördomar om olika målgrupper

Tillsammans med min kollega Daniel Brånn har jag nyligen hållit skrivkurser på flera stora myndigheter. En fråga som diskuterats livligt under dessa kurser är de anställdas syn på myndighetens olika målgrupper. Det har nämligen visat sig att avsändarna många gånger missbedömer vilken abstraktionsnivå och grad av komplexitet som är önskvärd i texterna de skriver. Medan mottagarna själva ofta efterfrågar så enkla och lättlästa texter som möjligt, tror avsändarna ofta att det skrivna tappar i värde om det framställs konkret ch lättillgängligt. Spänningen mellan å ena sidan läsarens behov och å andra sidan avsändarens prestige är alltid interssant att lyfta fram i ljuset. Genom att föra diskussioner om detta spänningsförhållande kan man sätta fingret på attityder och tankar som i vissa fall kan hindra en effektiv kommunikation, och det är därför ofta en viktig utgångspunkt för det fortsatta arbetet med skrivande inom en organisation.

Fem nycklar till bättre pedagogik

Språkkonsulten Suzanne Rosendahl och jag har utvecklat en metod för att utvecklas som pedagog och föreläsare. Den går ut på att vi utifrån fem "nycklar" lyfter viktiga aspekter av rollen som utbildare. Nycklarna är:

1. Börja berätta – sluta informera
2. Väck känslor – inte bara tankar
3. Bygg en relation
4. Exemplifiera
5. Ta plats

 Kortfattat ser idén bakom varje nyckel ut såhär:

1. Berätta har människan gjort i alla tider, berättelsen är den första kommunikationsstrategin. Berättelser får människor att tro på något och tro kan försätta berg. Med berättelsen kan du skapa identifikation, visa orsakssamband och låta publiken dra egna slutsatser.

2. Beslut fattar vi mer utifrån känslor än logik, även om de flesta vill tro att det handlar om logik. Och det är känslor som ”sätter fart” på tankar. Känslorna engagerar på djupet, och är kroken du kan hänga upp budskapet på, så att det lättare fastnar i mottagarens medvetande. 

3. Relationen till publiken är grunden för all kommunikation. Välj en talkaraktär som passar dig, din roll och som skapar en tydlig, varaktig relation. Du kan vara förmedlande, kommenterande eller sonderande, beroende på din roll och syftet med presentationen. En tydlig relation skapar trygghet, ökar motivationen och gör kursinnehållet relevant.

4. Exemplens makt är ofta starkare än teorier och fakta. Med exempel blir budskapet mer verklighetsnära. Exempel ger verklighetskontakt, kan varieras för olika syften och ökar användbarheten av olika teorier.

5. Visa att du tror på vad du säger och lever som du lär. Stå för dina budskap. Om inte du tror på vad du säger gör ingen annan det heller. Att ta plats är att synas och använda hela kroppen, ibland lämna sin komfortzon och att markera att du leder.

 Vi utvecklade nycklarna när vi hjälpte till att kompetensutveckla Ekonomistyrningsverkets utbildare i november 2014.

Kommunikationen är kittet som håller oss samman

När vi kommunicerar samordnar vi oss för att kunna göra något tillsammans. Hur vi är samordnade, eller organiserade, avgör hur vår verksamhet ser ut. I själva verket finns det ingenting som skulle fungera utan att vi kommunicerar kring det vi ska göra. Men trots det brukar kommunikationsfrågorna höra till en särskild avdelning, med fokus på extern information genom olika typer av texter.

Om kommunikationen är vårt sätt att samordna våra tankar och handlingar, så är organisationen vårt sätt att bygga kanaler och enheter som verksamheten ska röra sig inom. Därför vore det logiskt att vi såg på kommunikationsfrågorna och organisationsfrågorna som siamesiska tvillingarna med samma kropp och blodomlopp. 

Specialiseringen har skilt siameserna åt

Sedan vi insåg hur avancerad kommunikation är har vi fått olika experter på kommunikation. Detta är givetvis bra. Men i och med specialiseringen uppstod ett glapp mellan de kommunikationsansvariga och de organisationsansvariga. De siamesiska tvillingarna skildes åt, med följden att kommunikationsavdelningarna i första hand kom att arbeta med enskilda texter och kampanjer, medan de organisationsansvariga kom att arbeta med enheters sammansättning och funktioner, utan att väga in hur samordningen skulle fungera på det konkreta planet.

Någonstans i samband med denna uppdelning fördelades gracerna olika, så att de organisatoriskt kunniga fick högre status än kommunikationsexperterna. Att vara organisationsutvecklare eller del av en ledningsgrupp har långt högre status än att ansvara för kommunikationen, trots att det ena förutsätter det andra. Nu kämpar istället kommunikatörer för att få komma in i ledningar och för att få ett större inflytande i hela organisationen. De försöker få den centrala position i organisationen de faktiskt borde ha. När vi vill utveckla en verksamhet bör vi ju jobba med både organisationen och kommunikationen parallellt. Det betyder att vi behöver analysera kommunikationen genom att titta på både enskilda texter och samtal och på en mer övergripande strukturell nivå.

Hittills har vi saknat metoder för att ta detta stora grepp om kommunikationen. Det är därför som praxismodellen som finns. Det är en innovativ metod för att utveckla organisationers verksamheter genom analys av deras kommunikativa praxis. Det är Milda Rönn, fil.dr i text- och samtalsanalys, som har utvecklat praxismodellen. Jag har arbetat för och med Milda under ett års tid, och tar nu med mig praxismodellen som ett av mina redskap när jag möter organisationer. 

Presentationer som inte håller måttet

Hur ofta ser du en oproffsig presentation? Du sitter på en konferens som du i förväg såg fram emot, och måste kämpa för att inte somna när föredragshållaren visar slide nummer 128. Dessutom står hen riktad mot duken där den aktuella sliden visas, i stället för att tala till dig och alla andra i publiken. När klockan börjar närma sig sluttiden för föredraget ökar talaren tempot markant, för att hinna med allt det sista som hen vill säga. När det äntligen är slut drar du en suck av lättnad. 

Det här är ett vanligt scenario. Talaren må vara både kunnig och intelligent; presentationen är ändå ett sömnpiller.

Det finns några mycket enkla knep för att göra en presentation bättre: Minska mängden information, använd bilder för att illustrera ditt resonemang, prata med publiken. För att skapa en riktigt bra presentation krävs mer. Du behöver klura ut hur du ska få en balans mellan information och underhållning i föredraget. Föredraget ska gärna ha en dramaturgi på samma sätt som en bra bok eller film, med början, mitt och slut, tydliga höjdpunkter och ett driv framåt. Publiken ska undra: Hur kommer det att gå? Vad är svaret på frågan som ställdes i början? Om du berättar en tillräckligt bra berättelse blir åhörarna så gripna att de inte märker att tiden går, och sedan fortsätter att diskutera dina frågor på fikapausen.  

Fånga läsaren!

På konferensen Textvård i yrkeslivet höll jag ett föredrag med rubriken "Fånga läsaren!". Jag ville lyfta fram vikten av att rycka med sig läsaren med hjälp av bilder och känslor. Vi kan komma långt genom att göra en text begriplig, men det är inte säkert att läsaren minns och tar till sig budskapet bara för att hon förstår det. 

Förstå mig rätt. Texter måste vara begripliga för sina läsare, och det är förvisso inte alltid fallet inom till exempel myndighetsvärlden. Men när vi har uppnått det målet kan vi fortsätta att arbeta för att texten ska konkretisera och klargöra abstrakta resonemang, och inte minst motivera läsaren.

Ta ett enkelt exempel som Skatteverkets information om deklarationer:

"Om du lämnar in din förenklade deklaration senast den 2 maj kan du få skatteåterbäring före midsommar."

Skatteverket gör här det geniala draget att prata om midsommar snarare än om ett specifikt datum, till exempel den 20 juni. Varför ? Jo, för att midsommar väcker många bilder och känslor hos läsaren, och därför har större chans att fastna i deras minnen. Dessutom har det på många en motiverande kraft, eftersom det ter sig så särdeles trevligt att få extra pengar precis inför det stora firandet.

Hör gärna av dig om du är intresserad av att veta mer om föredraget!